Come scannerizzare i documenti correttamente per creare file di qualità (a casa o in ufficio)

Hai bisogno di scannerizzare documenti importanti ma temi che la resa finale non sia fedele come l'originale? Vuoi sapere quali sono i trucchi per file scannerizzati precisi e definiti come appena stampati? Scannerizzare i tuoi file ti permetterà di liberare la tua scrivania dalle pile di fogli e scartoffie varie che non fanno altro che aumentare il disordine e generare stress.

Imparare a scannerizzare i documenti ti aiuterà a svolgere il tuo lavoro e le tue faccende con più precisione e velocità. Ecco quali sono alcune dritte infallibili per scannerizzare tutto ciò che ti serve senza sbagliare un colpo.

5 passaggi per file perfetti e in ordine

  1. Preparazione del materiale

Ogni lavoro di precisione ha bisogno di un buon grado di preparazione. Evita di scannerizzare i tuoi documenti in più volte. In questo modo ti scorderai dei documenti già scannerizzati e rischierai di perdere le copie cartacee. Meglio passare in rassegna tutti i documenti e in un contenitore apposito contrassegnato con "documenti da scannerizzare" riporre quelli prescelti. A seconda della quantità dei file scegliere un giorno o un orario in cui eseguire le scansioni.

In questo modo non ne perderai di vista neppure uno!

  1. Disposizione su scanner

Tutte le stampanti in commercio ormai prevedono un sistema di scansione. Ci sono due modi per scannerizzare: o direttamente dalla stampante o dal sistema operativo del tuo computer. Una volta configurata la stampante, potrai scegliere l'opzione che più ti soddisfa. Basterà cliccare sul pulsante "scan", "scannerizza" o "nuova scansione". Prima di fare ciò, ricorda di posizionare bene il tuo documento sulla lastra dello scanner. Il documento dovrà aderire perfettamente alla superficie così da far combaciare due lati del foglio con la cornice della lastra. Stendi ancora una volta il tuo documento aiutandoti con le mani e chiudi lo scanner.

A questo punto basta un click e il gioco è fatto.

  1. Scelta del formato

I documenti, una volta scannerizzati, vengono salvati automaticamente sul tuo computer. Fai attenzione però al formato di questi. Se hai necessità di un formato preciso, come .jpg e png (di solito i più usati) non ti basterà fare altro che convertirli. Ci sono tantissimi convertitori online di documenti, basterà scegliere quello che fa più al caso tuo.

  1. Organizzazione sul PC

Così come i documenti cartacei devono stare in ordine per essere riposti o smaltiti, anche quelli sul computer devono trovare il loro spazio nella libreria digitale. Prevedi sempre una cartella per i tuoi file scannerizzati e rinominali subito, prima che si perdano nel miasma confuso dei documenti sul tuo pc. Prevedi differenti cartelle per settore o data di acquisizione. In questo modo risparmierai molto tempo e i tuoi documenti saranno sempre a portata di click.

  1. Salvataggio su memoria esterna

Alcune stampanti di ultima generazione prevedono il salvataggio dei documenti scannerizzati su una memoria esterna. A seconda dell'uscita e del sistema di configurazione puoi decidere di salvare i tuoi file in una chiavetta USB o in una memory micro SD/SD Card. Così avrai la sicurezza di avere i tuoi file in un posto sicuro, sempre reperibile e facilmente trasportabile.

Vuoi scannerizzare i tuoi documenti? Ecco dove trovare carta e toner per la stampa

Scannerizzare i documenti non è mai stato così facile! Basta una buona dose di organizzazione e un po' di organizzazione.

Hai ancora dubbi sui tuoi file scannerizzati? Sei indeciso su come scegliere i toner per la tua stampante? Oppure vorresti sapere quali sono le stampanti migliori per scannerizzare  i tuoi documenti?

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